Le 29 Juin dernier, j'ai vu passer ce tweet de Chris Albon

Je suis plutôt d'accord avec son propos, et comme j'avais déjà dans l'idée d'en parler, ce tweet m'a donné le courage de coucher par écrit mon expérience personnelle avec la pratique de la todolist, les avantages que j'y vois, quelles solutions j'ai testées, celle que j'utilise aujourd'hui et quelques astuces.

Pourquoi utiliser une application de todolist

Je ne sais pas comment je faisais avant mais j'imagine que j'oubliais tout un tas de trucs ou bien que je faisais moins de choses que ce que j'avais à faire, et ce, pour des raisons qui ne sont pas des excuses : oubli, procrastination, etc...

Une route plus large ne supprime pas les embouteillages, elle augmente juste le nombre de conducteurs qui veulent y passer jusqu'à la nouvelle saturation. L'augmentation des débits mobile n'a pas seulement accéléré la navigation sur Internet, elle en a surtout changé l'usage : on regardait des vidéos basses définitions en 3G et ça ramait, si on les regarde en 4k avec la 4G, ça rame toujours...

De la même manière, le fait d'avoir les moyens de planifier et organiser les tâches à faire de sa journée augmente ce nombre de tâches réalisables en une journée. Mais inutile de combler vos journées de choses à faire, il faut juste savoir à quoi s'attendre et éviter des surprises.

Quand on est, comme moi, papa de deux enfants, avec une maison en travaux et tout un tas de charges mentales diverses, il faut penser à beaucoup de choses quotidiennement. Ces choses se cumulent avec les tâches relatives à votre emploi : "Demain, il faut que je pense à écrire à Benjamin" mais est-ce que j'y penserai demain ?

Bref, il est très facile de s'encombrer l'esprit, d'oublier des choses et de se stresser inutilement.

Au-delà de s'alléger l'esprit, la pratique de la todolist peut aussi permettre de se créer de nouvelles habitudes et de se motiver : lire un chapitre d'un livre, faire un footing, etc...

Papier crayon et post-it

Bien sûr, beaucoup de personnes tentent déjà de s'organiser comme elles peuvent, c'est déjà un premier pas.

Une liste sur une feuille blanche ? Pourquoi pas mais si vous n'avez pas effectué toutes les tâches de cette liste, allez-vous en créer une nouvelle en recopiant ce que vous n'avez pas fait ? Allez-vous garder la même feuille en ajoutant les nouvelles tâches à la suite ? Et pour les priorités, allez-vous les surligner ? Si vous vous en sortez : Bravo ! Personnellement ce n'est pas ce que je trouve de plus simple.

Écrire sur des post-it les choses qu'on a à faire est aussi une pratique répandue, mais, comme pour la liste sur feuille blanche, elle présente des inconvénients majeurs : gestion de la priorité, planification dans le temps et/ou dans l'espace, sans compter sur le fait que vous ne l'avez pas toujours sur vous comme votre téléphone mobile...

L'agenda comme todolist

Pour les plus modernes, j'en vois pas mal qui se servent tout simplement de l'agenda. L'idée présente des intérêts : planification dans le temps, notification de rappels, récurrences. On approche déjà de quelque chose de plus productif, mais il reste selon moi des inconvénients.

La replanification par exemple, imaginons que j'ai trois choses à faire samedi prochain, je les ajoute dans mon agenda pour m'en souvenir samedi. Mais si samedi je n'ai pas eu le temps ou pas eu l'envie de tout faire, soit ces tâches tombent dans l'oubli, soit je retourne au samedi pour modifier les dates des tâches qui n'ont pas été effectuées.

Certaines tâches n'ont pas de déclenchement temporel, il faut juste les faire quand le temps sera plus calme, ou quand j'arriverai à tel endroit : "Penser à emprunter ce livre quand je passerai chez Olivier"

Pour finir, il n'y a pas non plus de notion de priorité dans l'agenda. Et vous ne pouvez pas catégoriser vos tâches, à moins de créer un agenda par catégorie. Vous ne pouvez pas non plus marquer vos tâches comme effectuées.

Je ne critique pas ici l'utilisation de l'agenda, je l'utilise abondamment moi-même. Mais un agenda n'est pas fait pour gérer une liste de tâche, il est fait pour gérer des évènements, des rendez-vous. L'agenda permet d'organiser votre temps à long terme.

Les apps de todoist

J'ai commencé à utiliser une app dédiée il y a 2 ans maintenant, il fallait organiser l'arrivée de notre deuxième enfant et les trucs à faire s'accumulaient dans mon esprit. Je ne suis jamais revenu en arrière depuis, au contraire, j'y ai trouvé une précieuse alliée.

J'ai utilisé Todoist pendant un an (en version premium) avant de passer sur Ticktick que j'utilise toujours aujourd'hui.

Les deux applications sont assez similaires, avec un léger avantage pour Ticktick qui offre dans la version gratuite des fonctionnalités qui ne sont disponibles que dans la version premium de Todoist comme les commentaires ou les rappels.

Quelques astuces

Je ne sais plus si je l'ai lu quelque part ou si je me le suis décrété moi-même, mais la manière d'écrire votre tâche peut influencer votre volonté à l'effectuer. Vous pouvez bien sûr écrire "Pelouse" dans votre todolist, mais "Tondre la pelouse" est plus engageant psychologiquement. Préférez commencer votre tâche par un verbe d'action. Et n'hésitez pas à renommer vos tâches si vous les avez ajoutées hâtivement... J'ai même parfois lu qu'on pouvait y ajouter le but de la tâche, ce qui permet d'y donner plus de sens, d'augmenter sa chance d'être effectuée et votre satisfaction à la cocher. Je n'en suis pas encore là personnellement.

Si une tâche traine depuis trop longtemps dans votre todolist, il faut quand même faire quelque chose. Vous pouvez la découper en tâches plus petites si c'est possible, la renommer, la compléter, la déprioriser. Et si ça ne suffit pas, c'est que ce n'est pas très important, ne polluez pas votre todolist, ne vous culpabilisez pas : supprimez-la !

Je ne m'en sers pas très souvent mais ça ne m'empêche pas de trouver cette fonctionnalité géniale : vous pouvez déclencher un rappel d'une tâche à l'approche d'un lieu au lieu d'une date. J'ai quelque chose à faire chez mon père mais je ne sais pas quand j'irai la prochaine fois, il me suffit de m'ajouter un rappel géolocalisé et je recevrai une notification avec la tâche à faire quand je passerai chez lui 👍

Lorsque je reçois un mail qui nécessite de faire quelque chose de ma part, je le fais suivre à une adresse dédiée en @mail.ticktick.com et je le vois apparaitre automatiquement dans ma liste de tâches 👍 Ça permet de centraliser un peu plus la liste de mes tâches et je peux la prioriser, la commenter, la planifier, etc...

Pour aller toujours plus loin, sachez que vous pouvez automatiser la création de tâche et tout un tas d'autres trucs en connectant votre compte Todoist ou Ticktick à des produits comme Zapier, Pleexy, and IFTTT. Possédant une machine à laver Samsung connectée, je vais prochainement chercher à ajouter une tâche "Etendre le linge" automatiquement dans l'équipe "Famille" lorsque celle-ci terminera son cycle de lavage. Sachez qu'il est aussi possible d'y connecter Trello, Asana, Monday, Basecamp et bien d'autres si vous utilisez l'un de ces produits de gestion de projets à votre travail.

Pour terminer, je vous invite à suivre le blog de doist qui propose des contenus souvent intéressants sur le sujet. Le blog de ticktick n'est pas négligeable non plus car on y trouve aussi des ressources qui peuvent être utiles.

Même si cet article est loin d'être exhaustif tant le sujet est dense, j'espère qu'il vous aura plu. Si vous avez des questions, si vous voulez en savoir plus, n'hésitez pas à laisser un commentaire.

Crédit photo by Anete Lūsiņa on Unsplash